Przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego pracodawcy – zasady, procedura i skutki prawne

Przeniesienie pracownika do innej firmy należącej do tego samego właściciela to zagadnienie, które budzi wiele pytań zarówno wśród pracodawców, jak i pracowników. Proces ten wiąże się z koniecznością spełnienia określonych warunków prawnych oraz zachowania ciągłości zatrudnienia. W artykule wyjaśniamy, kiedy taki transfer jest możliwy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, jakie mechanizmy i procedury należy zastosować oraz jakie prawa i obowiązki przysługują stronom po przeniesieniu zatrudnienia. Przedstawiamy także praktyczne przykłady oraz najczęstsze błędy pojawiające się podczas transferu pracowników między firmami powiązanymi kapitałowo lub organizacyjnie.

Kluczowe wnioski:

• Przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego właściciela jest możliwe, gdy przekazywana jednostka stanowi wyodrębnioną organizacyjnie i funkcjonalnie część przedsiębiorstwa, a nowy pracodawca kontynuuje dotychczasową działalność.
• Podstawą prawną transferu pracowników jest art. 23¹ Kodeksu pracy – w przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części, nowy pracodawca automatycznie staje się stroną dotychczasowych umów o pracę, bez konieczności ich rozwiązywania czy podpisywania nowych.
• Kluczowe warunki skutecznego transferu to: wyodrębnienie jednostki organizacyjnej, przekazanie składników majątkowych i niematerialnych, przejęcie zespołu pracowników oraz zachowanie ciągłości działalności gospodarczej.
• Pracownicy zachowują ciągłość zatrudnienia i wszystkie uprawnienia wynikające ze stażu pracy; warunki zatrudnienia pozostają bez zmian, chyba że strony uzgodnią inaczej.
• Pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków zatrudnienia lub rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w ciągu dwóch miesięcy od transferu – rozwiązanie to traktowane jest jak wypowiedzenie przez pracodawcę.
• Zobowiązania wobec pracowników powstałe przed transferem (np. zaległe wynagrodzenia) ponoszą solidarnie zarówno dotychczasowy, jak i nowy pracodawca.
• Najczęstsze błędy przy transferze to: pozorny transfer (brak realnej zmiany nadzoru), nieprzekazanie wyodrębnionej jednostki gospodarczej, niewłaściwe poinformowanie pracowników oraz zaniedbanie formalności podatkowych i ubezpieczeniowych.
• Prawidłowo przeprowadzony transfer pozwala na uporządkowanie struktury firmy i efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi przy pełnej ochronie praw pracowniczych.
• Praktyczne przykłady obejmują m.in. przekazanie działu IT do spółki-córki, wydzielenie magazynu do firmy logistycznej czy outsourcing działu księgowości – we wszystkich przypadkach kluczowe jest zachowanie tożsamości jednostki gospodarczej i kontynuacja działalności przez nowego pracodawcę.

Kiedy możliwe jest przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego właściciela?

Przeniesienie pracownika do innej firmy należącej do tego samego właściciela jest możliwe przede wszystkim w sytuacjach, gdy firmy są ze sobą powiązane kapitałowo lub organizacyjnie, na przykład w ramach jednej grupy kapitałowej. W praktyce oznacza to, że transfer pracowników może dotyczyć zarówno spółek-córek, jak i podmiotów funkcjonujących w ramach tej samej struktury właścicielskiej. Kluczowym warunkiem legalności takiego przeniesienia jest zachowanie tożsamości jednostki gospodarczej oraz kontynuacja działalności przez nowego pracodawcę. Oznacza to, że nie wystarczy samo przekazanie pracowników – konieczne jest również przeniesienie zorganizowanego zespołu zasobów (np. sprzętu, dokumentacji czy klientów), który umożliwia dalsze prowadzenie tej samej działalności gospodarczej.

Warto rozróżnić dwa podstawowe mechanizmy transferu: przeniesienie pracownika w ramach jednej grupy kapitałowej oraz przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. W pierwszym przypadku często dochodzi do zmiany miejsca zatrudnienia na podstawie porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego. Natomiast przejście zakładu pracy regulowane jest przez art. 23¹ Kodeksu pracy i następuje z mocy prawa, bez konieczności rozwiązywania dotychczasowych umów o pracę. Najważniejsze przesłanki umożliwiające transfer pracowników obejmują:

• wyodrębnienie jednostki organizacyjnej, która stanowi część zakładu pracy,
• przekazanie składników majątkowych i niematerialnych, niezbędnych do kontynuowania działalności,
• przejęcie zespołu pracowników, którzy wykonują określone zadania,
• ciągłość realizowanych procesów biznesowych, czyli kontynuację działalności przez nowego pracodawcę.

Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest uporządkowanie struktury organizacyjnej firmy oraz efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi przy zachowaniu praw pracowniczych.

Podstawy prawne transferu pracowników – co mówi Kodeks pracy?

Podstawy prawne transferu pracowników reguluje art. 23¹ Kodeksu pracy, który odnosi się do sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku takiego przejścia nowy pracodawca automatycznie staje się stroną dotychczasowych stosunków pracy. Oznacza to, że nie ma potrzeby rozwiązywania istniejących umów o pracę ani podpisywania nowych – wszystkie prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy przechodzą na nowego pracodawcę z mocy prawa. Pracownicy zachowują ciągłość zatrudnienia, a ich dotychczasowe warunki pracy i płacy pozostają bez zmian, chyba że strony uzgodnią inaczej.

Warto zwrócić uwagę, że odpowiedzialność za zobowiązania wobec pracowników powstałe przed transferem ponoszą solidarnie zarówno dotychczasowy, jak i nowy pracodawca. Obejmuje to m.in. zaległe wynagrodzenia czy inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Taka konstrukcja prawna chroni interesy zatrudnionych osób i zapewnia im bezpieczeństwo w trakcie procesu przeniesienia. Cała procedura opiera się na przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141), która precyzyjnie określa zasady oraz skutki prawne związane z przejęciem zakładu pracy lub jego części przez inny podmiot.

Jak rozpoznać, czy doszło do przejścia części zakładu pracy?

Aby ustalić, czy doszło do przejścia części zakładu pracy na innego pracodawcę, niezbędna jest szczegółowa analiza okoliczności faktycznych. Przepisy prawa pracy wskazują, że decydujące znaczenie ma zachowanie tożsamości jednostki gospodarczej, czyli wyodrębnionej organizacyjnie i funkcjonalnie części firmy. Oceniając, czy mamy do czynienia z takim przejściem, należy wziąć pod uwagę szereg elementów – nie tylko samą liczbę przekazywanych pracowników, ale również to, czy wraz z nimi przekazane zostały kluczowe składniki majątkowe (np. sprzęt, dokumentacja) oraz czy nowy pracodawca rzeczywiście kontynuuje dotychczasową działalność. W praktyce oznacza to, że istotne są zarówno aspekty organizacyjne, jak i materialne transferu.

W celu prawidłowej oceny sytuacji warto zwrócić uwagę na następujące czynniki:

• Wyodrębnienie jednostki – czy przekazywana część firmy stanowi zorganizowany zespół ludzi i środków służących realizacji określonych zadań?
• Przekazanie składników majątkowych i niematerialnych – czy wraz z pracownikami przekazano sprzęt, oprogramowanie lub inne zasoby niezbędne do wykonywania działalności?
• Przejęcie zespołu pracowników – czy większość osób wykonujących dotychczas zadania została zatrudniona przez nowego pracodawcę?
• Kontynuacja działalności – czy po transferze nowy podmiot prowadzi tę samą lub bardzo podobną działalność bez przerwy?

Złożoność tych kryteriów powoduje, że każda sytuacja wymaga indywidualnej oceny. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że żaden pojedynczy element nie przesądza o przejściu zakładu pracy – liczy się całościowa analiza wszystkich okoliczności związanych z transferem.

Procedura przeniesienia pracownika – krok po kroku

Procedura przeniesienia pracownika do innej firmy tego samego właściciela obejmuje kilka istotnych etapów, które mają zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy oraz bezpieczeństwo zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Na początku konieczne jest precyzyjne określenie jednostki organizacyjnej podlegającej transferowi. Oznacza to ustalenie, czy przekazywana część firmy stanowi wyodrębnioną całość – na przykład dział IT, magazyn czy zespół księgowy – oraz czy możliwe jest jej samodzielne funkcjonowanie po przejściu do nowego podmiotu. Następnie należy dokładnie wskazać zakres przekazywanych zasobów, w tym liczbę i stanowiska pracowników, sprzęt elektroniczny, dokumentację oraz inne składniki majątkowe lub niematerialne niezbędne do kontynuowania działalności.

Ważnym elementem procesu jest prawidłowe poinformowanie pracowników lub organizacji związkowych o planowanym przejściu. Zgodnie z Kodeksem pracy, informacja powinna zawierać m.in. przewidywany termin transferu, przyczyny oraz skutki prawne i socjalne dla zatrudnionych osób. Pracodawca musi również zadbać o formalności związane ze zmianą płatnika składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych. Cały proces można przedstawić w kilku krokach:

• Identyfikacja jednostki gospodarczej podlegającej transferowi
• Sporządzenie listy przekazywanych zasobów, w tym personelu i wyposażenia
• Pisemne zawiadomienie pracowników lub związków zawodowych o planowanej zmianie
• Przekazanie dokumentacji kadrowej nowemu pracodawcy oraz zgłoszenie zmian w ZUS i urzędzie skarbowym

Dzięki zachowaniu tych procedur możliwe jest płynne przeprowadzenie transferu bez ryzyka utraty ciągłości zatrudnienia przez pracowników oraz bez zbędnych komplikacji administracyjnych po stronie obu firm.

Prawa i obowiązki stron po przeniesieniu zatrudnienia

Przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego właściciela wiąże się z szeregiem skutków prawnych, które mają bezpośredni wpływ na sytuację zatrudnionych osób. Przede wszystkim pracownicy zachowują ciągłość zatrudnienia, co oznacza, że nie dochodzi do rozwiązania dotychczasowej umowy o pracę – zmienia się jedynie podmiot będący pracodawcą. Nowy pracodawca wstępuje w prawa i obowiązki poprzedniego, a warunki pracy i płacy pozostają niezmienione, chyba że zostaną zaproponowane nowe warunki. Pracownik ma prawo odmówić ich przyjęcia, składając stosowne oświadczenie w wyznaczonym terminie. W przypadku braku porozumienia co do nowych warunków, stosunek pracy rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia liczonego od dnia złożenia odmowy.

Warto pamiętać, że pracownikowi przysługuje również uprawnienie do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w ciągu dwóch miesięcy od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę. Rozwiązanie to traktowane jest jak wypowiedzenie dokonane przez pracodawcę. Odpowiedzialność za zobowiązania wobec pracowników powstałe przed transferem ponoszą solidarnie zarówno dotychczasowy, jak i nowy pracodawca. Obejmuje to m.in. zaległe wynagrodzenia czy niewypłacone ekwiwalenty za urlop. Najważniejsze prawa i obowiązki stron po przeniesieniu zatrudnienia obejmują:

• Zachowanie wszystkich uprawnień wynikających z dotychczasowego stażu pracy
• Możliwość odmowy przyjęcia nowych warunków zatrudnienia
• Prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia w określonym terminie
• Solidarna odpowiedzialność obu pracodawców za zobowiązania powstałe przed transferem
• Brak konieczności wypłaty odpraw przez dotychczasowego pracodawcę

Dzięki tym regulacjom interesy pracowników są chronione niezależnie od zmian organizacyjnych zachodzących po stronie pracodawcy.

Najczęstsze błędy i ryzyka przy transferze pracowników

Najczęstsze błędy przy transferze pracowników pomiędzy firmami powiązanymi kapitałowo lub organizacyjnie wynikają z nieprawidłowego przeprowadzenia procesu lub braku zrozumienia przepisów prawa pracy. Pozorny transfer to jedna z najpoważniejszych nieprawidłowości – ma miejsce wtedy, gdy formalnie zmienia się pracodawca, ale w rzeczywistości pracownicy nadal wykonują swoje obowiązki pod nadzorem dotychczasowego podmiotu. W takiej sytuacji nowy pracodawca pełni jedynie rolę płatnika wynagrodzeń, a faktyczna kontrola i zarządzanie personelem pozostaje po stronie poprzedniego pracodawcy. Tego typu działania są sprzeczne z przepisami Kodeksu pracy i mogą prowadzić do uznania transferu za nieważny, co wiąże się z poważnymi konsekwencjami prawnymi dla obu stron.

Nie mniej istotnym ryzykiem jest brak zachowania tożsamości jednostki gospodarczej podczas przenoszenia zespołu do innej firmy. Jeśli przekazywana część przedsiębiorstwa nie stanowi wyodrębnionej organizacyjnie i funkcjonalnie jednostki, a jej działalność nie jest kontynuowana przez nowego pracodawcę, nie można mówić o skutecznym przejściu zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy. Dodatkowo, często spotykanym błędem jest niewłaściwe poinformowanie pracowników o planowanych zmianach lub pominięcie obowiązku konsultacji ze związkami zawodowymi. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zagrożenia związane z nieprawidłowym transferem:

• Pozorny transfer – brak realnej zmiany nadzoru i organizacji pracy.
• Niezachowanie tożsamości jednostki gospodarczej – przekazanie tylko części zasobów bez kontynuacji działalności.
• Niewłaściwe poinformowanie pracowników – brak wymaganych informacji lub niedotrzymanie terminów ustawowych.
• Zaniedbanie formalności podatkowych i ubezpieczeniowych – opóźnienia w zgłoszeniu pracowników do ZUS czy urzędu skarbowego.

Tego rodzaju uchybienia mogą skutkować roszczeniami ze strony pracowników, odpowiedzialnością solidarną obu pracodawców za zaległości płacowe oraz sankcjami administracyjnymi. Dlatego tak ważne jest rzetelne przygotowanie procesu transferu oraz ścisłe przestrzeganie procedur przewidzianych przez prawo pracy.

Przykłady praktyczne przeniesienia zespołów między firmami

Praktyczne przykłady przeniesienia zespołów między firmami pokazują, jak w rzeczywistości wygląda transfer pracowników wraz z zasobami do innego podmiotu powiązanego kapitałowo lub organizacyjnie. Jednym z najczęściej spotykanych scenariuszy jest przekazanie działu IT do nowo utworzonej spółki-córki. W takiej sytuacji cały zespół specjalistów, sprzęt komputerowy oraz dokumentacja projektowa zostają formalnie przejęte przez nową firmę, która kontynuuje realizację dotychczasowych projektów bez przerwy. Pracownicy zachowują ciągłość zatrudnienia, a ich warunki pracy pozostają niezmienione. Kluczowe znaczenie ma tu zachowanie tożsamości jednostki gospodarczej – nowy pracodawca przejmuje nie tylko personel i narzędzia pracy, ale także klientów oraz zadania realizowane przez dział IT.

Podobny mechanizm występuje przy wydzieleniu magazynu do firmy logistycznej, gdzie wraz z przekazaniem regałów, wózków widłowych i systemu zarządzania zapasami przechodzi również wykwalifikowany zespół magazynierów. Nowy operator natychmiast podejmuje działalność w tym samym zakresie, co pozwala na płynne przejęcie obsługi zamówień. W przypadku outsourcingu działu księgowości, cały zespół finansowy wraz ze sprzętem i oprogramowaniem trafia do biura rachunkowego, które przejmuje prowadzenie ksiąg oraz rozliczeń podatkowych. We wszystkich tych przypadkach spełnione zostały przesłanki określone w art. 23¹ Kodeksu pracy: doszło do przekazania wyodrębnionej jednostki organizacyjnej, kontynuacji działalności oraz przejęcia zespołu pracowników przez nowego pracodawcę. Dla zatrudnionych oznacza to brak konieczności podpisywania nowych umów o pracę i utrzymanie dotychczasowych uprawnień wynikających ze stosunku pracy.

Podsumowanie

Przeniesienie pracownika do innej firmy tego samego właściciela jest możliwe przede wszystkim w sytuacjach, gdy zachowana zostaje tożsamość jednostki gospodarczej oraz kontynuacja działalności przez nowego pracodawcę. Kluczowe znaczenie mają tu przepisy art. 23¹ Kodeksu pracy, które gwarantują automatyczne przejęcie wszystkich praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy przez nowy podmiot bez konieczności rozwiązywania dotychczasowych umów. Proces transferu wymaga precyzyjnego określenia przekazywanej jednostki organizacyjnej, sporządzenia listy zasobów oraz właściwego poinformowania pracowników lub związków zawodowych o planowanych zmianach. Dzięki temu możliwe jest uporządkowanie struktury firmy i efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi przy jednoczesnym zachowaniu praw pracowniczych.

Prawidłowo przeprowadzony transfer chroni interesy zatrudnionych – zapewnia ciągłość zatrudnienia, zachowanie dotychczasowych warunków pracy i płacy oraz uprawnienie do odmowy przyjęcia nowych warunków w określonym terminie. Solidarna odpowiedzialność obu pracodawców za zobowiązania powstałe przed transferem dodatkowo zabezpiecza prawa pracowników. Najczęstsze błędy przy przenoszeniu zespołów dotyczą pozornego transferu, braku wyodrębnienia jednostki gospodarczej czy niewłaściwego poinformowania personelu, co może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Praktyczne przykłady – takie jak przekazanie działu IT do spółki-córki czy outsourcing księgowości – pokazują, że spełnienie ustawowych przesłanek pozwala na płynne przeprowadzenie procesu bez utraty uprawnień przez pracowników.

FAQ

Czy pracownik musi wyrazić zgodę na przeniesienie do innej firmy tego samego właściciela?

W przypadku przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, zgoda pracownika nie jest wymagana – stosunek pracy przechodzi z mocy prawa. Jednak jeśli transfer odbywa się na podstawie porozumienia stron lub wypowiedzenia zmieniającego, zgoda pracownika jest konieczna.

Jakie są skutki przeniesienia dla urlopu wypoczynkowego i innych świadczeń pracowniczych?

Pracownik zachowuje wszystkie uprawnienia wynikające z dotychczasowego stażu pracy, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego oraz innych świadczeń (np. nagród jubileuszowych czy odpraw emerytalnych). Nowy pracodawca przejmuje obowiązek ich realizacji na dotychczasowych zasadach.

Czy transfer może dotyczyć tylko części etatów lub wybranych pracowników?

Tak, możliwe jest przeniesienie tylko części zakładu pracy lub wyodrębnionego zespołu pracowników, o ile stanowią oni zorganizowaną jednostkę gospodarczą. Nie można jednak dowolnie wybierać pojedynczych osób bez zachowania kryterium organizacyjnego i funkcjonalnego całości.

Jak wygląda sytuacja osób zatrudnionych na umowy cywilnoprawne (np. zlecenie) przy transferze?

Przepisy dotyczące przejścia zakładu pracy odnoszą się wyłącznie do stosunków pracy. Osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych nie są objęte automatycznym transferem – konieczne jest zawarcie nowych umów z nowym podmiotem.

Czy po przeniesieniu można zmienić warunki pracy i płacy?

Nowy pracodawca może zaproponować zmianę warunków zatrudnienia, ale wymaga to zastosowania odpowiednich procedur (np. wypowiedzenia zmieniającego). Pracownik ma prawo odmówić przyjęcia nowych warunków, co może skutkować rozwiązaniem stosunku pracy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Kto odpowiada za zaległe zobowiązania wobec pracowników po transferze?

Zarówno dotychczasowy, jak i nowy pracodawca ponoszą solidarną odpowiedzialność za zobowiązania powstałe przed datą transferu – obejmuje to m.in. zaległe wynagrodzenia, premie czy ekwiwalenty za urlop.

Czy związki zawodowe mają wpływ na proces przeniesienia?

Tak, jeśli w firmie działają związki zawodowe, pracodawca ma obowiązek poinformować je o planowanym transferze oraz skonsultować przewidywane skutki dla pracowników. Brak konsultacji może prowadzić do naruszenia przepisów prawa pracy.

Jak długo trwa proces formalnego przeniesienia pracowników?

Czas trwania procesu zależy od wielkości jednostki gospodarczej oraz liczby przekazywanych zasobów. Kluczowe są terminy ustawowe dotyczące informowania pracowników (co najmniej 30 dni przed planowanym transferem) oraz czas potrzebny na dopełnienie formalności kadrowo-podatkowych.

Czy możliwy jest powrót do poprzedniego pracodawcy po dokonanym transferze?

Zasadniczo po dokonaniu skutecznego przejścia zakładu pracy nie ma automatycznej możliwości powrotu do poprzedniego pracodawcy. Ewentualny powrót wymagałby zawarcia nowej umowy o pracę lub rozwiązania obecnej umowy u nowego podmiotu.

Jakie dokumenty powinien otrzymać pracownik po przeniesieniu?

Pracownik powinien otrzymać pisemną informację o zmianie pracodawcy oraz potwierdzenie zachowania ciągłości zatrudnienia. Dodatkowo nowy pracodawca powinien przekazać aktualne informacje dotyczące warunków zatrudnienia i danych kontaktowych.